Come organizzare eventi: idee fai da te e professionali

Negli ultimi anni i programmi televisivi di cucina hanno dato vita ad un “mercato” nuovo e in continua crescita. Infatti anche le persone che per professione non si occupano di ristorazione, spesso si improvvisano nell’organizzare eventi sia come chef oltre che designer. C’è chi, partendo dalla propria cucina casalinga, ha scoperto la propria vocazione per la cucina, sulla scia delle tendenze Vegan e Bio.  

organizzare eventi

Cosa serve per un catering fai da te e per uno professionale

Per tanto, organizzare eventi di successo può essere davvero una bella sfida ed è importantissimo conoscere ogni passaggio necessario alla sua realizzazione ottimale. Nessuno spazio all’improvvisazione : anche uno chef amatoriale o chi si trova a preparare un evento da zero, deve saper predisporre tutto alla perfezione.
Quindi come organizzare eventi in maniera professione mantenendo il totale controllo su ogni dettaglio dalla cucina alla tavola?
Avere le idee chiare, pianificare in maniera ottimale e quando è davvero necessario, scegliere di seguire corsi di formazione e consigli da un catering professionale.

Come organizzare eventi?

Hai deciso di uscire dalla tua confort zone e lanciarti nell’organizzazione di un evento (  può essere il tuo ricevimento di matrimonio o una serata aziendale). Dopo avere scelto la data ed identificato i punti forti della tua location, ricordati di una regola fondamentale : ricerca la bellezza in ogni dettaglio.

Gli invitati saranno pronti a giudicare tutto ciò che capiterà loro sottocchio, a partire dal cibo ( e magari a scattare qualche foto da postare sui social). 
Il cibo ben presentato ed un allestimento elegante renderanno senza dubbio indimenticabile anche un evento in cui hai provato un catering fai da te.
Quando scegli il menù, è importante tenere conto delle esigenze alimentari dei tuoi ospiti ( sia quelle etiche che limitazioni imposte per ragioni di salute). Ad esempio potresti mettere dei cartellini sul tavolo del buffet oppure in quello dell’aperitivo, per indicare cibo vegetariano, gluten free o cibo kosher. In generale è buona norma informare gli ospiti del menù che hai deciso per il tuo evento, indicandolo su una lavagnetta o allegandolo all’invito.

L’allestimento

Nell’allestimento della sala o degli spazi a tua disposizione, tieni conto di quanto effettivamente occuperanno gli allestimenti. Meglio avere qualche sedia in più da poter facilmente spostare, che occupare l’intera zona rinfresco e non avere superficie calpestabile! 
Puoi scegliere do avere un solo tavolo per il rinfresco che va posizionato in una zona facilmente accessibile da tutti gli invitati, senza che si crei eccessiva confusione. Una buona alternativa è quella di prevedere più tavoli suddividendo bibite e piatti, salti, dolci e frutta.

Il cibo

cibo  torta

Se è la prima volta che ti lanci in un impresa di questo tipo e non hai mai cucinato niente di può complesso di un piatto di pasta, evita cibi complicati. Ci sono tantissime ricette semplici da realizzare, il cui risultato oltre ad essere difficile da sbagliare, é senza dubbio di grande effetto. Opta per cibo finger food o in generale pietanze fredde che possono facilmente essere suddivise in porzioni senza troppi problemi. Tramezzini, polpette di melanzane, insalata di pasta o vellutata con verdura di stagione, muffin e cornetti salati . Se stai preparando tutto “homade” tieni ben a mente i tempi di preparazione di ogni piatto oppure ti troverai a cucinare tutto all’ultimo momento senza il minimo margine di errore.

Le bevande

Acqua, bibite e caffè non possono assolutamente mancare, ricorda quindi di prenderne in grandi quantità, mantenendoli sempre freschi e a disposizione.

Altra cosa da non sottovalutare quando si vuole organizzare eventi, sono proprio le attrezzature per cucinare, offrire il cibo ed allestire correttamente la sala. Per approfondimenti puoi leggere questo articolo

App per smartphone per organizzare eventi

Per non rischiare di dimenticarti qualcosa di fondamentale, attardarti troppo nella messa a punto di qualche dettaglio o semplicemente controllare che ogni cosa sia completata. Qualche giorno prima della data che hai scelto per il tuo evento, scrivi una lista delle cose che andavano fatte e controlla di aver spuntato ogni riga.  Per tenere ogni cosa sotto controllo e magari mettere in contatto tutte le persone a cui hai chiesto aiuto, può essere utile usare un’applicazione per organizzare eventi. La tecnologia può diventare la nostra migliore alleata, soprattutto quando crediamo di poter tenere tutto a mente e finiamo come sempre a tralasciare qualcosa.

app per gestione

La tecnologia che ti aiuta

Ti serve sapere se la sala che hai scelto ( o il padiglione) può davvero ospitare tutte le persone che hai in lista oppure ti toccherà aggiungere altro spazio? Oppure calcolare esattamente quanto stai spendendo tra lista della spese, pagamento del personale di sala e addobbi?

Affidarsi ad un applicazione per organizzare eventi può essere davvero la salvezza per chi va in panico quando le cose si fanno troppo complicate da gestire.  Se ne possono trovare diverse varianti, che si caratterizzano per grado di specificità delle operazioni possibili, costo e possibilità di condividere i diversi step.

Corsi per organizzare eventi

Nel corso della nostra vita capita abbastanza spesso di essere invitati ad eventi di varia natura.
Un matrimonio, un compleanno in grande stile, una serata di gala, una festa di laurea a tema, o qualsiasi altra tipologia che si trovi nel mezzo. Quando partecipiamo ad un evento spesso non ci rendiamo neanche conto di quanta fatica o quanto tempo di voglia effettivamente per organizzare tutto alla perfezione. Proprio per questo non è insolito pensare, in maniera spesso troppo semplicistica, “Io lo avrei fatto molto meglio”. Può rimanere solo un pensiero oppure diventare punto di partenza per chi vuole davvero organizzare eventi per lavoro.

Diventare un professionista

Come già detto, non si può improvvisare questa professione, soprattutto se puntiamo ad organizzare eventi pubblici di qualità e non a limitarci ad una festa. Per offrire un catering professionale e diventare punto di riferimento in questo mercato così fiorente, ma anche estremamente competitivo, bisogna prima di tutto studiare. In base alle proprie esigenze di tempo e anche economiche si può scegliere di seguire dei corsi per organizzare eventi di presenza o anche online. Entrambe le soluzioni, se valutate con attenzione, possono essere ugualmente valide e formare professionisti competenti.
Molti di questi percorsi prevedono anche l’affiancamento di un esperto nel settore, che accompagni il diplomato nel mondo del lavoro.  Si parte sempre dall’analisi delle diverse tipologie di evento, scendendo poi nello specifico del processo di pianificazione, gestione di un budget, formazione di un team.  
Inoltre vengono trattati temi relativi al business plan, al marketing e gestione degli imprevisti, tutto per trasformare le idee del cliente in un evento perfetto.

corsi organizzare eventi

Organizzare eventi per lavoro

Per aprire un catering sono necessari permessi, corsi o qualche specifico tipo di organizzazione?

Chi decide di organizzare un catering in maniera professionale, passando dal cucinare come hobby al farne una professione, viene spesso assalito da dubbi sul costo dell’impresa.
Vediamo quali sono i passaggi necessari e tutto ciò che serve sapere per diventare organizzatore di eventi professionista e aprire un catering di successo. Non sono necessari titoli di studio specifici, ne corsi per avviare la propria attività, basta semplicemente ottemperare a richieste burocratiche che variano da città in città.

Autorizzazioni e Finanziamenti

Per prima cosa va fatta domanda presso Asl di riferimento, che dovrà accertare le condizioni igenico sanitarie dei locali di cui si dispone. Inoltre, se non se ne dispone già , bisognerà frequentare un corso per somministrazione cibo e bevande ( i super alcolici hanno una licenza a parte). Superato lo scoglio burocratico, è importante tenere conto dell’investimento economico con cui far partire la propria attività e supportarla nel primo periodo di assestamento.
E’ possibile richiedere un prestito bancario oppure valutare bandi di concorso regionali che mettono spesso in palio fondi disponibili a tasso agevolato.

Altro da sapere

Organizzare eventi per lavoro non si limita solo alla gestione di un catering.  Prevede anche stipulare accordi commerciali con i clienti ( per evitare truffe o perdite di tempo), cercare le location adatte, coordinare un proprio staff. Affidabilità, innovazione, amore per la cucina, ricerca del bello e spiccate capacità relazionali sono solo alcune le doti indispensabili di chi vuole organizzare eventi per lavoro.

Corsi di formazione specifici nel campo della ristorazione e l’attenzione alle nuove mode del momento, aggiungono qualità a chi si dedica al catering professionale.

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